30 trucchi e suggerimenti essenziali per la pianificazione del matrimonio

Se devi organizzare un matrimonio non farti sfuggire niente nella pianificazione con questi consigli dei nostri esperti.

Quando pianifichi il tuo matrimonio, ci sono cose che sono belle da sapere, e cose che devi sapere: ogni sposa quando riceve un consiglio essenziale si sente fortunata e pensa: “Sono così felice che qualcuno me lo abbia detto!” Se ti stai chiedendo se c’è qualcosa che potresti aver perso (o anche se hai tutto sotto controllo), dai un’occhiata ai nostri indispensabili segreti di pianificazione qui sotto.

1. Gli ospiti vengono prima di tutto

Scopri il numero approssimativo di ospiti che inviterai prima di stabilire una location. Ciò garantirà più spazio per i tuoi invitati. Come regola generale, consentire da 7 a 9 metri quadrati per ospite. Può sembrare molto, ma in realtà non lo è se conti lo spazio di cui hai bisogno per i tavoli, i vivaci camerieri, la band e una pista da ballo.

2. Indaga sulla data del matrimonio

Informati in anticipo se la data del tuo matrimonio cade lo stesso giorno di una Festa, compleanno, sagra, fiera o altri eventi locali che potrebbero influire sul traffico e sulla disponibilità delle camere d’albergo. Ecco un utile elenco di date di matrimonio potenzialmente problematiche in arrivo nel calendario.

3. Ascolta Madre Natura

Prestare attenzione al tempo e ad altri potenziali fastidi. Gli ospiti sono noti per saltare presto da matrimoni estivi più caldi del caldo. Gli insetti (moscerini, mosche e zanzare) sciamano anche in alcune aree durante determinate stagioni quindi prendi in considerazione la possibilità di noleggiare carri armati per il controllo dei parassiti per alleviare il problema o includere repellenti per insetti nei sacchetti regalo degli ospiti. E se vuoi una cerimonia al tramonto, assicurati di sapere a che ora tramonta il sole. Oh, devi sempre avere un piano B per l’acquazzone estivo inaspettato.

4. Controlla il tuo credito

Approfitta dell’elevato costo dei matrimoni e registrati per una carta di credito con un programma a premi. Che ti dia miglia aeree o ottime offerte commerciali, tutti gli acquisti relativi al matrimonio su questa carta ti aiuteranno ad accumulare migliaia di punti fedeltà (che potrebbero essere utilizzati per la tua luna di miele).

5. Pagalo in avanti

Lascia che un fornitore ti conduca a un altro. Il tuo fotografo di matrimonio può dirti quale location è più scenografica, e il tuo responsabile della reception dovrebbe sapere quale band riempie costantemente la pista da ballo.

6. Alleggerisci la tua lista

Il modo più semplice per tagliare il budget del tuo matrimonio? Taglia la tua lista degli ospiti. Ricorda, la metà delle spese del tuo matrimonio è destinata al pranzo e alla cena dei tuoi ospiti. Se ti costa 100 € a persona, l’eliminazione di un tavolo da 10 può farti risparmiare  1.000 €. 

7. Chiedi e potresti ricevere

Richiedi un’ora in più per i cocktail o per la tua band prima di firmare sulla linea tratteggiata. La maggior parte dei venditori preferirebbe garantire la prenotazione in anticipo. Più tardi, però, una volta firmato potrebbero essere meno propensi a incontrarti a metà strada.

8. Prepara un piano pasti

Un’altra spesa imprevista? Nutrire il team del giorno del matrimonio. Prima di firmare i contratti, assicurati di sapere di quante persone è composto il team ed elabora un menù più pratico e per i tuoi fornitori. Altrimenti, potresti pagare 20 code di aragosta aggiuntive. Scegli invece un pasto meno costoso (ma altrettanto abbondante) per loro. Dovrai far sapere al tuo catering un paio di giorni prima del matrimonio esattamente quanti fornitori devi alimentare (non dimenticare gli assistenti fotografi, gli animatori e la band) e cosa vuoi che servano.

9. Concentrati sull’organizzazione

In un raccoglitore, compila tutte le tue corrispondenze con i fornitori, le note che prendi durante le riunioni e le foto o i fogli strappati dalle riviste che vuoi che i venditori vedano. Imposta un indirizzo e-mail speciale dedicato al tuo matrimonio e memorizza importanti numeri di fornitori sul tuo cellulare. 

10. Il rinfresco post-cerimonia

In genere, è necessario un barista per 50 ospiti per mantenere la linea al minimo. Ma se stai servendo un cocktail che non può essere preparato in anticipo (o in grandi quantità), considera un barman aggiuntivo designato per questa attività.

11. Lascia un po ‘di spazio nel tuo portafoglio

Il budget del tuo matrimonio dovrebbe seguire questa formula: dal 48 al 50 percento del budget totale alla location; Dall’8 al 10 percento per addobbi e fiori; Dall’8 al 10 percento per l’abbigliamento; Dall’8 al 10 percento per intrattenimento e musica; Dal 10 al 12 percento per foto e video; Dal 2 al 3 percento per gli inviti; Dal 2 al 3 percento per le bomboniere; e l’8 percento per oggetti vari come i tablò mariage, segnatavoli, segnaposto, guestbook, cake topper ecc. È essenziale allocare un extra dal 5 al 10 percento dei tuoi soldi per spese a sorpresa come la stampa di inviti extra a causa di errori, esigenze di sartoria aggiuntive e ombrelli per una giornata di pioggia.

12. Non abbiate paura di chiedere

I fornitori del matrimonio dovrebbero essere i tuoi esperti più fidati durante il processo di pianificazione. Quando lavori con loro, dovresti sentirti libero di esplorare davvero quello che vuoi, forse serve uno spuntino a tarda notte invece di un primo piatto. La linea di fondo è che dovresti avere la sensazione di poter avere una conversazione onesta con loro su ciò che desideri. Il loro compito sarà quello di dirti cosa puoi e non puoi fare dato il budget del tuo matrimonio.

13. Attendere una data

A volte, la pianificazione dell’ultimo minuto può funzionare a tuo favore. Più il tuo appuntamento è vicino, più potere contrattuale hai. Dal momento che la maggior parte delle persone prenota i propri matrimoni con almeno sei mesi di anticipo, la chiamata a date aperte due mesi prima dell’orario desiderato può farti risparmiare fino al 25 percento. E i matrimoni di venerdì e lunedì dovrebbero costare circa il 30 percento in meno rispetto ai matrimoni di sabato.

Attenzione però potresti essere costretta a doverti “arrangiare” perché non tutti i tuoi fornitori preferiti potrebbero essere liberi.

14. Gestisci la posta

Conviene stilare una lista sulle modalità di consegna degli inviti, opta per l’invio postale solo per gli invitati più lontani e consegna di persona agli ospiti che puoi avere un contatto diretto. potrebbe farti risparmiare un po di budget utile.

15. Preparati al rifiuto

Sappi che, di regola, circa il 10-20 percento delle persone che inviti non parteciperà. Naturalmente, questo dipende dalla posizione del tuo matrimonio (i matrimoni distanti sono più difficili da frequentare) e dalla data dell’evento (alcuni ospiti potrebbero avere piani di ferie già organizzati).

16. Prepara una politica per bambini uniforme

Hai quattro opzioni: puoi accogliere i bambini a braccia aperte; puoi decidere di organizzare un matrimonio “solo per adulti”; puoi includere solo la famiglia più stretta; oppure, è possibile noleggiare un servizio di assistenza all’infanzia per fornire assistenza diurna nello spazio della reception, in una stanza d’albergo o nella casa di un membro della famiglia. Per non ferire i sentimenti, è saggio evitare che alcune famiglie portino dei bambini escludendone altri (a meno che, ovviamente, i bambini non siano in programma nella tua festa).

17. Dai la priorità alle tue persone

Analizza l’elenco degli ospiti con il trucco “livelli di priorità”. Metti la famiglia più stretta, la festa nuziale e i migliori amici in cima alla lista; segui zie, zii, cugini e amici intimi. Sotto quello, elenca gli amici dei tuoi genitori, i vicini, i colleghi e così via. Se è necessario effettuare alcuni tagli, inizia dal basso fino a raggiungere il numero ideale.

18. Fai un passo alla volta

Metti insieme un programma di pianificazione e fai le cose una per una, in un ordine logico, in modo da non affrontare troppo in fretta e finire con tutto ciò che viene intorno a te. Non assumere alcun fornitore prima di aver confermato la data; non progettare la tua torta prima di aver immaginato i tuoi fiori; e non prenotare una band prima di aver scelto uno spazio.

19. Organizzare i tavoli

Se la tua lista degli ospiti sta esplodendo, valuta più scenari. Fai una finta mappa dei posti a sedere e immagina con chi si siederebbe chi. Fai per esempio tavolate di single oppure metti gruppi di amici insieme oppure fai un tavolo solo per bambini.

20. Un alloggio per gli ospiti fuori sede

Non appena hai scelto una data, inizia a cercare hotel in una vasta gamma di prezzi. Molti hotel ti consentono di prenotare camere per gli ospiti con uno speciale sconto di nozze con una tariffa ridotta. Se gli hotel contattati insistono su contratti con penalità di cancellazione senza un minimo di preavviso di almeno un mese, dì semplicemente di no: non vuoi essere responsabile per le camere che non puoi riempire.

21. Fornire indicazioni stradali precise

Assicurati che gli ospiti sappiano dove stanno andando. Facile da usare come i programmi di mappe online, a volte le indicazioni sono sbagliate o c’è un percorso più rapido e meno soggetto al traffico. Quindi includi le migliori indicazioni sul sito Web del matrimonio o inviale via e-mail agli ospiti per stamparle se lo desiderano.

22. Verba volant, scripta manent

Ricevi eventuali modifiche o accordi per iscritto o invia al venditore un’e-mail di conferma che dice “Ciao, sto solo confermando che manterrai la sede aperta fino alle 2 di mezzanotte.” Non dare per scontato che tutto sia stabilito: a volte, il giorno effettivo, il tuoi accordi verbali potrebbero non funzionare più e garantire per te.

23. Pianifica l’installazione

Devi assicurarti che ci sia tempo sufficiente per l’installazione. Se stai affittando un locale e stai chiedendo aiuto esterno, chiedi a che ora le persone possono entrare per iniziare l’impostazione. Vedi se riescono a farlo il giorno prima, o almeno l’intero giorno del matrimonio, prima dell’inizio dell’evento.

24. Non dimenticare di personalizzare

Rendi originali le tue nozze, devi optare per qualcosa di personalizzato in modo da rendere unico e personale ciò che si fa, in questo modo non si ha il rischio di essere banali e ci si discosta dai classici e impersonali oggetti di produzione industriale a quelli di fattura artigianale.

25. Vai oltre le regole di base

Preparati: chiedi al prete o alla location in cui ti sposerai l’elenco delle restrizioni (se presenti). Ad esempio, è vietata la fotografia con flash o le spalle nude? Oppure, se stai scambiando voti all’aperto, ti è permesso piantare picchetti nel prato (cosa che spesso non è consentita)?

26. Classifica il tuo denaro

I bilanci nuziali riguardano l’equilibrio. Inizia la tua pianificazione del budget facendo una lista di controllo dei dettagli cruciali, come la musica, l’abito da sposa, gli inviti, i fiori e il fotografo, e assegna un numero a ciascuno: uno è il più importante e tre il meno. Investi i tuoi soldi in tutti i tuoi numeri uno e taglia gli angoli sui tuoi tre numeri. (Ma tutto non può rientrare nella categoria numero uno!) Ad esempio, se un abito di design e un cibo favoloso sono ciò che conta davvero, potresti dover scegliere semplici inviti e piccole composizioni floreali.

27. Aiuta gli ospiti a prestare attenzione (per il matrimonio civile)

Assicurati che i tuoi ospiti possano sia vedere che ascoltare dai loro posti. Se le persone sono sedute più lontano di 15 file dal tuo inginocchiatoio o banco, prendi in considerazione di affittare un microfono e un impianto audio. Questo potrebbe variare da € 150 a € 300, a seconda dell’attrezzatura utilizzata. Dovrai coordinare la consegna e l’installazione con lo spazio della tua cerimonia, quindi metti il ​​tuo wedding planner a responsabilità di questo compito.

28. Annota le tue cifre

Dai un contatto di emergenza o un numero di telefono ai tuoi fornitori per il giorno del tuo matrimonio: potrebbe essere utile nel caso in cui il tuo autista di limousine si perda. Difficilmente tu potrai essere sempre reperibile.

29. Fatti aiutare con le compere

Non andare a fare shopping da sola: tutti gli abiti inizieranno ad apparire uguali dopo un po ‘e sarà più difficile ricordare quale stile davvero ami. Ma fai attenzione a chi porti. Se tua madre o tuo fratello non possono venire, chiedi a un amica che è veramente onesta. Questo è il momento in cui hai davvero bisogno di sapere quale abito sembra più bello.

30. Sii realistico con il tuo tempo

Quando rimane un mese dalle nozze (e quando sei particolarmente preoccupato) guarda la tua lista di cose da fare lunga un chilometro e taglia tre cose. Sì, taglia tre cose. Cose non cruciali che semplicemente non hai voglia di fare, come scegliere una canzone o confermare i dettagli finali con tutti i tuoi venditori. Elimina solo le attività esagerate. Cancellali e prometti di non pensarci più.